Un softphone o teléfono virtual es un programa o aplicación que se instala en un ordenador, en una tablet o en un teléfono móvil, y que permite hacer y recibir llamadas a través del número de teléfono fijo de tu empresa o negocio.

Esto es posible gracias a que el softphone puede vincularse a tu centralita virtual de telefonía IP, y por lo tanto cualquier llamada telefónica que recibas automáticamente sonará en tu softphone del mismo modo que lo haría en un teléfono físico convencional.

El término “softphone” resulta de combinar las palabras en inglés “software” y “telephone”, y describe de forma bastante precisa lo que es: un programa informático o aplicación móvil que implementa la misma funcionalidad que un teléfono IP hardware.

Ventajas de utilizar softphones

La utilización de softphones supone una alternativa muy económica para implantar telefonía IP en tu empresa o negocio sin apenas inversión inicial. De hecho, un gran número de call centers funcionan exclusivamente utilizando softphones.

La digitalización o virtualización del terminal telefónico que suponen los softphones abre la puerta a la integración con otros programas y aplicaciones, como por ejemplo un CRM, lo que proporciona beneficios añadidos a tu empresa o call center:

• Identificación automática de llamadas entrantes.
• Realización de llamadas directamente desde el CRM.
• Integración con software de marcado automático.
• Grabación de llamadas e incorporación a la ficha de cliente en el CRM.
• Generación de informes de actividad telefónica de los agentes comerciales.

Al tratarse de teléfonos virtuales que pueden instalarse en dispositivos móviles, los softphones presentan una serie de ventajas relacionadas con la movilidad y con su flexibilidad de uso:

• Permiten recibir llamadas al número de tu empresa o negocio cuando no estás físicamente en tu oficina.
• Permiten realizar llamadas desde tu número de empresa desde cualquier lugar, incluso desde otros países, mostrando en todo momento tu callerID como si estuvieses en tu oficina.

La vinculación del softphone con tu centralita virtual vozIP permite disfrutar de todas las ventajas de la telefonía IP, entre las que cabe destacar:

• Llamadas internacionales a coste mucho más reducido que con las operadoras convencionales.
• Llamadas de vídeo y audioconferencias entre múltiples participantes.
• Menú IVR (recepcionista virtual).
• Servicio de monitorización de llamadas en tiempo real.
• Selección de callerID.
• Otras funcionalidades avanzadas como desvío de llamadas, distribución de llamadas, música en espera, mensaje de horario comercial, etc.

Finalmente, el uso de softphones implica también indirectamente un beneficio ambiental, puesto que al eliminarse la necesidad de usar teléfonos IP físicos, se reduce la generación de desechos de plástico y otros materiales.

Ejemplos de Aplicaciones Softphone

En el mercado existen diferentes apps o programas softphone compatibles con cualquier proveedor de telefonía IP: 3CX, RingCentral, Linphone, iSoftphone, etc. Todas ellas tienen características similares y ofrecen una buena calidad de las llamadas, pero existen dos aplicaciones que para nuestro gusto destacan sobre las demás, y que son las que instalamos y configuramos habitualmente para nuestros clientes: Zoiper y CounterPath Bria.

ZoiPer

Este softphone está disponible para sistemas operativos Windows, Mac, Linux, iOS y Android.

Ofrece una versión gratuita llamada Zoiper Free, que incluye las principales funcionalidades necesarias para realizar y recibir llamadas a través de PBX o de proveedores de tlf IP, y una versión de pago que permite realizar integraciones con otras aplicaciones.

Una de las características más destacadas de Zoiper es que utiliza encriptación en todas las llamadas y mensajes IM para garantizar la seguridad y la confidencialidad de tus comunicaciones.

CounterPath Bria (anteriormente X-Lite)

Esta aplicación está disponible también para Windows, Mac, iOS y Android.

Dispone de una versión gratuita llamada Bria Solo, para uso individual, y de versiones de pago llamadas Bria Teams y Bria Enterprise, perfectas para equipos de trabajo y call centers.

Tiene una interfaz gráfica elegante e intuitiva, y permite realizar de forma sencilla todo tipo de funciones avanzadas: transferir llamadas, grabar llamadas, poner llamadas en espera, crear salas de conferencia virtuales, o compartir pantalla, entre otras.

Requisitos para utilizar un softphone

A nivel técnico, para poder utilizar un softphone es imprescindible contar con una buena conexión a internet, lo cual es un requisito genérico para cualquier forma de utilización de la telefonía IP.

Para garantizar una buena comunicación con tus interlocutores, es recomendable la utilización de headsets (auriculares) con micrófono y con cancelación de ruido.

Por lo demás, el uso de un softphone es muy parecido al de los teléfonos móviles “smartphone” a los que nos hemos habituado en los últimos años, por lo que no deberías tener ningún problema si decides comenzar a utilizar alguno de estos teléfonos virtuales para tu empresa o negocio.

De todos modos, si necesitas asesoramiento a la hora de elegir o configurar un softphone para tu empresa o negocio, no dudes en contactarnos para que podamos ayudarte a sacar el máximo partido de estas aplicaciones.