6 consejos para conferencias telefónicas y videoconferencias efectivas

En el pasado, organizar una reunión o conferencia en la que participasen un grupo amplio de empleados de diferentes ciudades o incluso de diferentes países, podía suponer para una empresa tener que gastarse una fortuna en billetes de avión, gastos de desplazamiento, alojamiento en hoteles, dietas y comidas en restaurantes, etc.

Hoy en día, la tecnología ha hecho posible organizar estas reuniones de modo mucho más económico a través de conferencias telefónicas o de videoconferencias. Esto ha abierto las puertas a una nueva forma de trabajar, con la posibilidad de formar equipos de trabajo remotos y unos niveles de colaboración antes imposibles, y está permitiendo a muchas empresas acceder a contratar talento allá donde se encuentre.

Pero para que una reunión por conferencia telefónica o videoconferencia sea efectiva, es necesario organizarla muy bien para evitar sorpresas o problemas de última hora. Además de todos los detalles a cuidar para el éxito de una reunión en general, el hecho de que la audioconferencia o videoconferencia se realice a distancia, tiene toda una serie de peculiaridades que también es necesario tener en cuenta.

Claves para conseguir una reunión productiva por conferencia telefónica o videoconferencia

Desde Kualitek queremos ayudarte a que tus conferencias telefónicas o videoconferencias sean productivas, y para ello hemos recopilado varios consejos que esperamos puedan serte de gran utilidad.

  1. Asigna un responsable. Es muy importante que en cada reunión, videoconferencia, o conferencia telefónica, haya una persona responsable de dirigir la reunión y asegurarse de que todo transcurre de acuerdo con los objetivos planteados. Esta persona será la encargada de preparar el orden del día o agenda de la reunión, de preparar la lista de las personas que han de asistir, de invitarlas y enviarles todos los detalles que necesitan conocer de antemano, de dirigir la conferencia telefónica, y de enviar la documentación y el resumen final de la reunión telefónica a todos los asistentes.
  2. Sé selectivo en la elaboración de la lista de invitados. Es necesario que asistan a la conferencia telefónica todas aquellas personas que han de participar en la toma de decisiones, así como aquéllas que tienen algo que aportar sobre el tema en cuestión. Sin embargo, no se trata de convocar a multitud de personas, sino sólo a las imprescindibles, porque invitar a demasiados participantes puede ralentizar demasiado la reunión, así como generar en muchos de ellos la sensación de que el tema no es relevante para ellos y les estás haciendo perder el tiempo.
  3. Prepara una agenda para la conferencia telefónica e intenta ajustarte a ella. Es muy importante que esta agenda incluya una planificación del tiempo a dedicarle a cada tema, así como a la toma de decisiones y acuerdos, y que el responsable de la reunión se asegure de cumplir esta planificación lo máximo posible. Esto ayudará a que todos los participantes puedan cumplir con sus propias agendas, pues es probable que tengan planificadas otras reuniones posteriores, o que necesiten este tiempo para realizar llamadas o gestiones importantes.
  4. Verifica que todos los aspectos técnicos funcionen correctamente. Del mismo modo que sucede con una reunión presencial en la que se vaya a utilizar un ordenador para compartir una presentación, o un proyector para mostrarla en una pantalla, en una reunión telefónica o en una videoconferencia, es fundamental verificar con antelación que todos los elementos técnicos que se van a necesitar funcionan correctamente. Esto además debe hacerse con cierta antelación, para evitar retrasar el horario de inicio de la reunión debido a problemas técnicos.
  5. Asegúrate de que todos los participantes se identifiquen. Es importante que cada participante realice una breve presentación inicial para que cada uno de los invitados sepa quién más está asistiendo a la conferencia telefónica o videoconferencia. Si alguien se incorpora una vez comenzada la reunión, debe también identificarse.  En caso de que la reunión vaya a ser grabada utilizando funciones de call recording, debes informar de ello a todos los asistentes. También puedes enviar posteriormente un email a todos los invitados que no hayan podido asistir, de modo que puedan puedan solicitar el audio con la grabación y escuchar su contenido.
  6. Evita estirar el tiempo con temas personales o que estén fuera de agenda. El hecho de que la reunión tenga una duración máxima estimada no significa que sea necesario agotar todo ese tiempo. Si la audioconferencia o videoconferencia finaliza antes del plazo programado y se han tomado las decisiones necesarias, puedes dar la reunión por concluida y así permites que cada uno de los asistentes recupere ese tiempo para regresar a su trabajo.

Esperamos que estos consejos puedan serte de ayuda para aumentar la productividad de las conferencias telefónicas en tu empresa. Para cualquier duda o pregunta, o si necesitáis ayuda técnica para poder disfrutar de los últimos avances tecnológicos en audioconferencia o videoconferencia, no dudes en ponerte en contacto con Kualitek.

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